組織の力

2020.06.26

テレワーク時代の仕事の生産性アップには
電子ファイリングの活用を!

年60時間も時短できる
電子ファイリングの5つのメリットと実践方法

新規作成や修正によって日々増えていく電子ファイル。COVID-19感染拡大に伴い在宅勤務が急増する今、業務効率や生産性を上げるためだけではなく、不測の事態に備えることの重要性を感じている方も多いと思います。

テレワークが常態化することも予想されるこれからに備えて、テレワークでも資料のやり取りを円滑に行ったり、互いの情報をしっかりとシェアできるよう、電子ファイリングの活用法をあらためて身につけましょう。

電子ファイリングは働き方を改善し
仕事の質を高める

電子ファイリングのメリットの一つは、業務の時短と効率化の実現です。オフィスワーカーの多くは、「さまざまな情報を元に、より有益な情報へと編集し、価値を生み出す」という作業を日常的に行っていますが、必要な情報を探すことに多くの時間を費やし、肝心の価値を生み出す時間がしっかり確保できていない、といった状況がよく見られます。
 
実際、データの検索・保管には一日20~30分を費やしているといわれ(コクヨ調べ)、これは年間120時間に相当します。
 
電子ファイリングによって必要なデータをすぐ取り出せる環境を整え、検索・保管の時間を半減すれば、年間60時間も生み出すことができ、創造的な仕事をする時間を確保できます。電子ファイリングでデータを整理することで、個人の生産性が上がり、ひいては会社全体の生産性も向上するのです。
つまり、電子ファイリングは、より付加価値の高い時間の使い方を叶える、一番身近な働き方改革といえます。
 
電子ファイリングのメリットの二つめは、ナレッジの蓄積と共有化です。電子ファイリングによるデータ整理を個人フォルダ内だけでなく、部署やチームの共有フォルダでも行うことで、有益な情報が共有化され、似たような資料がすでにあるのに一から資料を作成してしまう、といった非効率な作業がなくなります。また、部署やチームが一体となってナレッジを蓄積し共有することでインプット情報量を増やすことが可能となり、あらたな価値創造にもつながるのです。
 
 
電子ファイリングのメリットの三つめは、BCP(事業継続計画)への対策です。COVID-19の感染拡大以降、在宅勤務を本格的に取り入れる企業が急増しています。情報漏洩の観点から自宅でプリントアウトを禁止している企業も多く、社内外を問わず情報のやり取りや作業が電子ファイルのみで行われる割合も増えています。こうした変化の中、どこからでも、一緒に仕事をしている部署やチームのメンバーの資料にアクセスでき、かつ必要なデータを探せることが、不足の事態においても、事業を継続させるための備えとなるのです。
 
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また、ここ数年は、業務や気分に合わせて場所を選ぶABW(Activity Based Working)の考え方に基づいたワークスタイルが定着しつつありましたが、COVID-19感染拡大の状況下では3rdプレイス(コワーキングやカフェなど)すら使用できす、1stプレイス(自宅)だけで仕事をすることになりました。
 
急激な変化を経て「不測の事態はいつ起こるかわからない」と現実味をもって感じられる今だからこそ、電子ファイリングを行い、今後どのような事態が起こっても慌てることなく多様な場所で働くための準備が必要なのです。
 
電子ファイリングのメリットの四つめは、電子ファイルには紙の資料と比べて圧倒的な優位性があることです。それは、「複製・削除が簡単」「編集・再利用が簡単」「共有が簡単」という3つの特性です。
 
「場所を選ばず働く」ということが当たり前になりつつある今だからこそ、素早く・タイムリーに、電子ファイルをガンガン複製し、ドンドン編集・再利用し、バンバン流通させることが仕事の質を高め、自分自身はもちろん、一緒に仕事をするチーム内での情報・ナレッジの交流となり、ひいては会社の財産になっていきます。そのためにも電子ファイリングでしっかり情報を管理し、効果的に運用してくことが求められるのです。
 
電子ファイリングのメリット
①業務の時短と効率化
②ナレッジの蓄積と共有化
③BCPへの対策(不測の事態でも誰も情報にアクセスできる)
④紙と比較した優位性(複製・削除・編集・再利用・共有が簡単)
 
 
 

電子ファイリングを
効果的に進めるポイントは?

電子ファイリングを実践するには、3つのポイントがあります。
 
①クリアデスクトップ画面を心がける
デスクトップ画面に、多数のフォルダやデータが混在していませんか? 「よく使うから」「重要だから」「すぐ開きたいから」などの理由から、デスクトップ上に並べている人が多いですが、あれもこれもと取捨選択できなくなり画面がデータでいっぱいに……。結果、必要なデータが探せない、誤って捨ててしまうということもあります。
 
また、デスクトップ保存のみでサーバーに保存していないと他の人とデータの共有ができないため、不測の事態で誰かに仕事を頼みたい場合に支援してもらえない、万が一パソコンが故障した際にすべてのデータがなくなる、といった最悪の事態も起こりえるのです。
 
こうした事態を避けるためにも、デスクトップ画面は常に整理してきれいな状態を保ちましょう。オススメの方法は、一日の業務の最後に必ずサーバーなどの格納すべきフォルダにデータを格納してからパソコンの電源を落とす習慣をつくること。こうすると、クリアデスクトップ画面を維持でき、データの検索性が上がるうえ、自分の中で情報整理ができてさらなる生産性の向上につながります。
 
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②ファイル名やフォルダ名のつけ方を考える
タイトル名のつけ方をルール化することも、電子ファイリングのコツの1つです。
 
ファイル名には日付をつけること。そして「日付は先頭・末尾のどちらにつけるのか」「8桁・6桁のどちらにするのか」「議事録などの日付は開催日・データの作成日のどちらにするのか」など、同じデータを扱うチームや部署内で、誰もが迷うことなく行動できるルールをつくりましょう。日付とタイトルの間は「アンダーバー(半角)」でつなぐことをオススメします。   
 
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フォルダ名は、先頭に「10」「20」など2桁の番号をつけておくと、後から二つのフォルダの間に「11」などのフォルダを追加できるうえ、先頭数字をキーボードに打つと、その数字のフォルダが選択され、Enterキーですぐ開けるので便利です。
 
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古川 貴美子(Kimiko Furukawa)

コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部/ワークスタイルイノベーション部/ワークスタイルコンサルタント
1級ファイリング・デザイナー / 電子ファイリング検定A級 営業企画部門・マーケティング部門を経てワークスタイルコンサルティング部門に所属。 主に、ファイリング(情報の5S)コンサルティング、オフィスの運用改善コンサルティングを 担当し、お客様の働き方改革をサポート。2018年発刊「コクヨ式整理術」一部監修。

曽根原 士郎(Sonehara Shiro)

コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部/ワークスタイルイノベーション部/ワークスタイルコンサルタント
1989年の入社後すぐに新規事業(OA・ICT)営業・企画の部署に配属。2001年より研究開発部で、新規事業・新領域商材担当。結果、6本上市。2014年より企画部門で新たなコラボレーションクラウドサービスの開発・立上げに従事。2016年からはコンサルティング部門で「働き方改革」コンサルと同時に新規ITサービス開発に携わる。2017年より同部隊にて、さらに新たな「働き方改革」ITサービスを立ち上げ中。

工藤 沙希(Kudo Saki)

コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部/ワークスタイルイノベーション部/ワークスタイルコンサルタント
電機メーカー、アパレル企業、ITスタートアップでのプロダクトデザイン・サービスデザイン部門を経て、2018年にコクヨに入社。働き方のコンサルティング業務のほか、資料作成における社内環境の統括推進活動を主導。

文/籔智子
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