コミュニケーション

2020.03.25

円滑なコミュニケーションをつくりだす質問のコツ

オフィスが明るくなるコミュニケーションのコツ 3

何かトラブルが起きた時、上司が部下に「何でそんなミスしたんだ! 」と怒っているシーンをたまに見かけます。多くの場合、上司は感情的になっているつもりはないのですが、部下からみると責められていると感じてビクビクしているのではないでしょうか。そうすると次に何か相談しようと思っても「また怒られたらイヤだな」という心理が働いて、つい報連相を先延ばしする悪循環…。こんなちょっとしたコミュニケーションロスは会社にとって大きなマイナスですよね。
 
ではどんな風に接すればよいか? 相手の思考を順を追って整理してあげるとよいでしょう。例えばトラブルが起きた時には「なぜそんなことしたんだ? 」と聞くより、まずトラブルそのものの内容や経緯を確認することが大切です。「なぜ? 」という表現を使うと、相手からすると責められているようにも聞こえます。そうではなく「具体的にどのようなことが起こったの? 」「その時の状況を詳しく教えてくれる? 」などと客観的に事実を確認する質問をしてみましょう。
解決策をだす時も、まず相手にどのような方法があるかを聞いてみて、あまりにも案が出てこなければ「新しい商品を手配するか修理するかどちらがよいと思う? 」など、答えではなくヒントを出すのもひとつの方法です。またトラブルが一段落したら、今後の成長のために「今回の問題点はなんだったんだろう? 」「改善できることは何かな? 」と一緒に考える時間をとることも有効でしょう。
 
マネージャーや中堅社員の言動はオフィスの雰囲気に大きな影響をあたえます。特に、自分より若い社員と接する時には、威圧的な印象を与えていないかをひとりひとりが意識することで、より明るいオフィスになるのではないでしょうか。

成田 麻里子(Narita Mariko)

コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部/ワークスタイルイノベーション部/ワークスタイルコンサルタント
コクヨ入社後、10年間にわたりオフィスデザインやワークスタイル研究、新規事業企画に携わる。現在は企業向けサービス[コクヨの研修]スキルパークにおいて、人材育成、働き方改革に関わる研修企画および講師を担当。

オフィスのチカラ

この記事は、コクヨ株式会社が発行する冊子『オフィスのチカラ』に掲載されたものです。冊子『オフィスのチカラ』をご希望の方は、こちらのフォームの「カタログのご請求フォーム」の「家具単品カタログ」の枠に『オフィスのチカラ』最新号希望とご記入の上、ご送信ください。

オフィスのチカラ vol.3より転載
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