組織の力

2020.01.16

ROIを最大化する場起点のデータドリブンで考えるオフィスづくり~「移動」と「利用」の時間を可視化~

WORKSTYLE INNOVATION PROJECTS vol.6

2019年11月22日(金)に開催した「WORKSTYLE INNOVATION PROJECTS」から、「ROIを最大化する場起点のデータドリブンで考えるオフィスづくり~「移動」と「利用」の時間を可視化~」の様子をレポート。成果を生む働き方を目指してABW(Activity Based Working)に取り組む際、当然ROIを気にするべきである。そこで、オフィスづくりにもデータドリブンを持ち込み、ROIの測定や評価を基に設計していくことが望ましい。そのノウハウとはどの様なものなのか。

リターン(効果)にこだわるなら
働き方改革の王道は「W・W・H」

スピーカーは、コクヨで営業、研究、企画と渡り歩いてきた、コクヨ株式会社ワークスタイルイノベーション部コンサルタントの曽根原士郎氏。コクヨの業績やノウハウ、コンサルティングの際の提案をケーススタディとして紹介しながら、データドリブン(※1)によってROIを高める手法について講演を行った。
 

※1:効果測定などで得られた結果からさらにデータを分析していくこと。データ駆動とも呼ばれる。

 
コクヨの営業利益は2015年111億円から2018年182億円へと、右肩上がりの成長を示しています。このような結果が残せたのは、コクヨがROI(Return On Investment)でいうR(リターン)にとことんこだわったからです。
ROIとは投資した資本に対してしっかりと利益が生み出せている状態を示すもので、R(リターン)は一般的に利益率という意味ですが、今回はこのR(リターン)を広く「効果」と捉えて、「高いリターンを生み出す働き方」と、そんな働き方を実現する、「リターンを最大化するオフィスづくり」についてお話ししたいと思います。
 
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「高いリターンを生み出す働き方」とは、どの様に考え、つくっていくものでしょうか…。
結論から言うと、「WWH」に沿って考えを整理しながら、徹底的に具体化していくことが王道です。
 
WHY=なぜ働き方改革に取り組むのか
WHAT=何に取り組むのか
HOW=どのように取り組むのか
 
コンサルティングの際に、「なぜ働き方改革に取り組みたいのですか?(WHY)」を伺うと、「残業を減らしたい」という企業様が多くいらっしゃいます。しかし、残業時間の増減は、取り組んだ施策の結果であり、「HOW」の効果を示すパラメータでしかありません。
大切なのは、まず、「なぜ働き方改革に取り組むのか(WHY)」を明確にすることで、「ありたい姿」を描きます。この「ありたい姿」が描けたら、「今の姿」とのギャップ、すなわち問題を見える化します。この問題が見えた時点ではじめて、「何に取り組むのか(WHAT)」、「どのように取り組むのか(HOW)」と、進めていくことができるのです。これが王道の「W・W・H」です。
 
そして、「何に取り組むのか(WHAT)」、「どのように取り組むのか(HOW)」を検討するうえで、大きな効果を発揮するのが、オフィスを“変える”こと。ではどう変えるのか…、それはオフィスを意識的に設計すること。そして、その意識するポイントとして大切なのが、さまざまなデータなのです。データドリブンによる測定、データ分析、評価を基に設計していくことが望ましいのです。
 
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高いリターンを生み出すオフィスを
データドリブンでつくる

「ありたい姿」を明確にしたうえで、次に着手すべきは、高いリターンを生むオフィス設計のためのデータ収集だ。曽根原氏がポイントとするのは、「場の利用評価指標」。「在席率や空間別利用頻度」、「拠点候補地別や3rdプレイス利用時のコスト効果」など、“センサーを使った調査+α”によって評価指標が明確になり、データドリブンでオフィスを構築することが可能になる。
 
オフィス空間の財務的な評価指標としては、売上高や入居者数、面積、運用コストを軸としたMNコストチャート評価(※2)が主流です。また、執務をする場所や会議室・ミーティングエリアなどの広さには一般的な比率があり、2000年前後は、「執務エリア:会議・ミーティングエリア:情報・生活支援エリア」の比率は、「6:2:2」でしたが、2010年前後は、「5:3:2」、さらに最近では、フリーアドレスの導入やオープンなカフェ風のミーティングエリアなど、それらの“しつらえ“が大きく変化しています。
 
売上高、入居者数、面積、運用コストといった軸と“しつらえ”のバランスを頭に入れ、かつお客様それぞれの「ありたい姿」や「問題(課題)」に合わせたオフィスづくりを進めていくために、まずコクヨでは最低でも半日、長ければ数日間、お客様のオフィスに伺い、実態を目視で確認します。その後、社員の意識調査をはじめとした、さまざまな調査によって「今の状態」を示すデータをつくっていきます。このデータ群を使うことで、「ありたい姿」に対し、「何をどう変えていくか」、「現状の値がどう変化することで意識と行動が変化したと言えるのか」、といった具体的で効果あるオフィス設計のための要件が定まっていきます。
 

※2:ファシリティコストを分析、評価する手法。①施設運営費、②売上高、③拠点人員、④総施設面積、の4つの指標を1枚の座標チャートにプロットし、総合的に評価する。描かれる四角形が小さければ小さいほど結果が良いと評価する。

 
 
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データ活用例1:「拠点候補地別や3rdプレイス利用時のコスト効果」
オフィスを移転する際や支店・営業所・サテライトオフィスを新規につくる場合も、さまざまなデータが活用できます。例えば、通勤定期代算出に使われる社員の自宅最寄り駅の情報も、戦略的なシミュレーションを行う上でとても有用です。コクヨは独自ツールを使って、社員の自宅最寄り駅の分布図をつくり、各オフィスへの通勤経路や時間、主要乗換ターミナルなどを明らかにしていきます。
 
前回のコクヨの拠点戦略を例にすると、実は横浜方面に社員が多いこと、通勤に1時間以上かかっている社員が多いことがわかりました。そこでオフィスを都内中央から品川に移すシミュレーションを行うと、多くの社員が通いやすくなり、通勤が30分という社員が増え、全体では通勤定期と賃料+FMコストで年間数千万円の削減になることがわかりました。また、削減費用の一部を都内3rdプレイスの利用料に振り替えることで(固定費の変動費化)、営業先からの移動といった無駄な時間を3rdプレイスで集中して働ける時間にすること、お客様にすぐ伺える機動力や外出時の安全性が向上すること、1人ひとりの計画的な行動意識が高まっていくことなど、非常に高いROIにつながることが見え、まさに今、それらは着実に実行され、効果が得られています。
 
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データ活用例2:「センサーを使った調査+α」
オフィス内の各エリアがどのくらい使われているかの効果測定には、ワークプレイスアクティビティーチェッカー(WAC)という仕組みが有用です。高性能センサーをデスク裏に取り付けるだけで、人が来たら反応するシステムによって、管理者はまったく手をかけずに24時間・365日の稼働率を測ることができると同時に、各エリア・座席別にリアルタイムな空き状況がパソコンやスマートフォンから確認できるので、「今、どの席が使える?」など、利用者の行動支援にもつながっていきます。
 
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コクヨ社内の調査では、「終日、ソファータイプの打ち合わせエリアが人気」、「ミーティングの94%が1時間以内で終わっている」、「30分のミーティングも40%以上ある」などが可視化され、空間設計時に想定した、「タイムリーに、素早く、実務的な打合せ」が強く意識された働き方が、定着していることが確認できました。
 
また、他にも他社とのコラボレーション調査手法として、カメラとAIを組み合わせた、「空間混雑率測定」や、「そこにいる人数の自動カウント」、「社員群の動きのヒートマップ化」。スマートフォンとビーコンを使った、個別・時間別の「位置情報」、「移動遷移」、「他者との遭遇率測定」といった調査手法があります。これらの調査を組み合わせてデータドリブンにしていくことで、空間設計時に想定した「高いリターンを生む意識と行動」が、いつ・どこで・どのように行われているかが明らかになります。すなわち、データドリブンによってオフィスの現況を正確に捉えることが可能となるのです。
 
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次世代オフィスの
3つのテーマ

国内ではテレワークへのニーズが高まっているが、海外ではYahoo!やGoogle、IBMといったIT大手企業が、一度は在宅勤務を実施したものの数年後に撤回したことは記憶に新しい。米Yahoo!ではその理由について「人は1人でいると生産性は上がるが、集団になった方がイノベーティブになる」と説明した。作業の生産性はもちろん重要だ。しかし、オフィスの価値を高め、イノベーティブな空間にするためには、何が求められるのだろうか。曽根原氏は、ポイントとなる要素として下記の3つを上げた。
 
1.専門性/安全性優先環境の整備
企業には、専門的な設備や機材を整備し、セキュリティに配慮した執務空間や専用ソフトウェアが利用できる環境などを整える義務があります。社員にとっては環境が整っていることで業務を効率的、あるいは効果的に進めることができるので、これがオフィスに出勤する動機の一つになりえます。オフィスは専門性と安全性が優先された環境であり、利用者、利用シーン、利用時間、頻度、順序などに基づき、使いやすく整えられることが重要です。
 
2.来たくなる場所
一日の大半を過ごすオフィスは、社員にとって来たくなる場所、気持ちよく過ごせる場所、コミュニケーションの取りやすい場所であることがとても大切です。昨今のオフィスづくりでは顕著にその傾向が見られます。多くの企業が、執務デスクは小さめにするかわりに、チームでの作業や食事などに気軽に使えるスペースや、部門や部署の壁を越え、さらにはお客様とも交流できるオープンなコミュニケーションエリアを広げています。時にはそこで集中して、疲れたら気分転換をして、気軽に話したい時には食事をしながら…。まさにリビングライクなテイストがトレンドであり、そのために社員食堂やカフェカウンターといった飲食と水回りの機能を備えた空間への要望が増えています。
 
3.“一体感”重視・醸成
ここでいう一体感とは、「心理的安全性」の高い職場やチームを指します。具体的には職位、年齢、経験を越えて、「それは本当にお客様のためになるのか?」、「自社の利益に繋がるのか?」、「一旦、ゼロから考えてみよう」、といった本音のコミュニケーションが取れる状態のことで、チームのパフォーマンスとリターンを向上させる大きなカギとなります。
 
また、まだ仮説ではありますが、この一体感を高めていくために欠かせない、重要なキーワードを3つご紹介します。
 
近接行動:人と人、人とモノ、人と情報が近くにあり、なんとなく目に入る、会話が聞こえる、雰囲気や温度感、行動が伝わり合うことで新たな気づきや思わぬインプット、つながりが得られることもオフィスならではのメリットと言えます。
 
トランザクティブメモリー:「その件なら研究部署のAさんが詳しいはずだよ」など、組織内の誰が何を知っているかを知っていることは、その企業のビジネスのスピードやバリューチェーンの肝になります。この社員間相互の認知や関係性の強さをつくり出す場所としてもオフィスはとても有用です。
 
五感を共有できるシンボル:象徴的なエントランスや心地よいリラックススペース、香り、デスクの色や形、配置、オフィス全体の景観など、この会社に勤め、仲間たちと仕事をしていることを五感で共有しあえる、ポジティブな「らしさ」を指します。その点でオフィスは最も工夫のしがいがある場所と言えます。
 
 
 

データドリブンにOODAを組み合わせて
オフィスのROIを最大化する

ROIにおけるR(リターン)を最大化するオフィスをつくるために、「ありたい姿」を決め、そのための「意識や行動変容」を決めることは基本であり、もっとも重要なことですが、それらを具体的なオフィスに落とし込むうえで信頼できるエビデンスとなるのがデータです。さまざまな視点で現状をデータ化し、分析をする。それら現状データと「あるべき姿」実現のための目標となるデータを突き合わせることで、リターンを最大化するオフィスの具体的な要件が定まるのです。
そのためにも、従来のPDCAサイクルに加え、データドリブンという手法を駆使したOODAループを組み合わせて、現状を測定し(observe)、データ分析によって現状を把握し(orient)、何をすべきかを決め(decide)、具体的に動く(action)、を実践することが、リターンの高いオフィスづくりの一番大事なポイントとなるのです。
 
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まとめ

「オフィスづくり」というと、家具や空間のデザイン性を高めることばかりに目が行きがちだが、それだけでは真のリターンは得られない。時間や場所、人単位で観察し、そのデータをもとに設計されたオフィスこそ、一人ひとりの能力が発揮されるイノベーティブな空間になる。逆に、働き方に踏み込んでいないオフィスは、もはや長時間通勤をしてまで行く価値のない、ただの物理的な場となってしまうのかもしれない。
 
曽根原氏の提案するデータドリブンは、いずれもリターンを高めるために欠かせない手法だ。一方、次世代オフィスについては、心理的な要素も多く含まれている点が印象的だった。オフィスという場所に集まる意義や可能性について、今一度問い直すべき時を迎えているのかもしれない。
 
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曽根原 士郎(Sonehara Shiro)

コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部/ワークスタイルイノベーション部/ワークスタイルコンサルタント
1989年の入社後すぐに新規事業(OA・ICT)営業・企画の部署に配属。2001年より研究開発部で、新規事業・新領域商材担当。結果、6本上市。2014年より企画部門で新たなコラボレーションクラウドサービスの開発・立上げに従事。2016年からはコンサルティング部門で「働き方改革」コンサルと同時に新規ITサービス開発に携わる。2017年より同部隊にて、さらに新たな「働き方改革」ITサービスを立ち上げ中。

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