PC仕事術

2019.10.07

PCモニターの便利な活用法で、効率アップを実現

PC仕事術5:2台のPCモニターを使い、作業を迅速かつ正確に

PCモニターを2台使えば
打ち込み作業がスムーズに

PCモニターを2台使って仕事をしている方もいると思いますが、その場合、特別な業務をされている方がほとんど。日常業務では、2台のモニターを使う必要がないと思っている方も多いでしょう。しかし、実際に使ってみると意外と便利で、作業の効率化にもつながります。
 
例えば、ここ数年、ビジネスの現場ではペーパーレス化が進み、資料のやりとりも紙ではなく、データで行うことが増えています。そんななか、PDFで送られてきた資料を見比べて確認したいときや、さまざまな資料から数値だけをエクセルの表にまとめたいときなど、モニターを2台使うと作業がスムーズに進められます。
 
モニター1台でさまざまなPDF資料からの集約作業を行う場合、まずはPDFデータをプリントアウトする、という方が多いと思います。しかし、紙の資料を見ながらエクセルに数値を打ち込んでいくと、視線が紙とモニターを行き来し上下するため時間がかかるうえ、見落としや打ち間違いが起こりやすくなります。
 
一方、2台のモニターを使って、1台にPDFの資料を大きく投影しつつ、もう1台で打ち込みの作業を行えば、視線は横並びの2つのモニター間を行き来するだけなので、各段に資料が見やすくなり、作業のスピードがアップします。また、モニターなら見たい部分を拡大できるので、見落としや打ち間違いも減ります。さらに、最初に資料をプリントアウトする手間が省けるため、ペーパーレスの視点からも有効です。
 
実際に、アメリカのユタ大学の行ったリサーチによると、複数のモニターを使って作業を行うことで、生産性が劇的に高まったという結果が出ています。また、複数のモニターを使うことは快適で、簡単に学べて、時短につながり、ミスも減らせる有効な手段であると結論づけています。
 
さらに、マイクロソフト社が行ったリサーチでも同様の結果が出ており、複数のモニターを使うことで、生産性が9~50%上がることが確認されました。加えて、ジョン・ペディ・リサーチ社の調査でも、複数のモニターを使うことで、平均42%も生産性が上がったという結果が出ています。
 
 
 

不要と感じる仕事術も
一度はトライしてみよう

このように、一見、自分には関係がないと思う仕事術でも、実際に使ってみると作業の効率化に役立つことがあります。まずは、どんなことでも一度トライしてみることが大切です。
 
また、こうした仕事術には、作業の効率化による残業の削減や、紙の削減といったメリットだけでなく、仕事がはかどって楽しくなるといったメリットもあります。さまざまな仕事術を上手に活用することで作業中のストレスが減ると同時に、生産性の向上にもつながるのです。
 
 
 

個人の工夫の積み重ねが
企業全体の価値を上げる

2台のモニターの使用をはじめ、ショートカットキーや単語登録など、これまで紹介してきたPC活用術は、一つひとつを別々にみると、ほんのわずかな効率化しか実現できていません。しかし、一日15分でも、こうしたPC活用術を続けていくと、年間60時間もの時短が可能となり、大きな効率化と生産性の向上につながります。こうした工夫を何も行わず、ただ漫然と仕事をこなしていくだけでは、進化するどころか、時代が求める効率化の波に乗り遅れてしまいます。
 
働き方改革においては、一気に目標をかなえる“ウルトラC”はありません。一人ひとりが自身の作業の中で小さな工夫を積み重ねることで、「定型的ワーク」の効率化を実現でき、「創造的ワーク」に集中することができます。その結果、個人としてはもちろん、企業全体としての価値を上げることができるのです。
 
今回紹介するPC術は、Office2013以降のバージョンで有効なスキルです。
 

モニターの2台使い

2台のモニターを使う場合、モニターの表示画面の拡張は以下の手順で行えます。

 

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立花 保昭(Tachibana Yasuaki)

コクヨ株式会社ワークスタイルイノベーション部 ワークスタイルコンサルタント/1級ファイリング・デザイナー/オフィスセキュリティコーディネータ
1990年コクヨ入社。出向した総合商社での大手流通業向け中国製品の開発・輸入・販売、コクヨでの開発営業、及び上海でのカタログ通販ビジネス立ち上げ等の経験を生かし、現在は企業向けの働き方改革の制度・仕組みづくり、意識改革・スキルアップ研修などをサポート。

イラスト/吉泉ゆう子
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