PC仕事術

2019.09.20

メールや文書の作成を、効率的かつ正確に行うコツ

PC仕事術4:単語登録で、時短と正確性の向上を実現

頻繁に入力する言葉を登録し
メール作成の時間を短縮

ビジネスメールのやりとりでは、「おつかれさまです」「いつもお世話になっております」といった定型文を何度も入力します。しかし、こうした言葉を毎回打っているのは非効率ですし、急いでいると打ち間違え、送信後に気づくというミスも起こりがちです。
 
そんなときに便利なのが、「単語登録」の機能。頻繁に使う言葉やフレーズを登録しておくと、次回からは最初の文字(読み)を打ち込むだけで、目的の言葉をすぐに入力できます。
 
しかし、単語登録の存在は知っているものの、実際に使っていない人も多いでしょう。知っているのに利用しないのは、知らないのと同じです。すぐに単語登録を行い、日々の作業に活用しましょう。単語登録することで、メールや文書の作成を効率化できるうえ、誤字脱字が減って正確性もアップ。そのぶん内容の推敲に時間をかけることができ、仕事の精度が上がります。
 
単語登録もショートカットキー同様、1日に3回以上使う言葉を登録するのがおすすめです。定型の言葉やフレーズだけでなく、頻繁に入力する氏名や住所、メールアドレスも登録しておくといいでしょう。多くの変換候補から目的のものを選択する手間と時間を省けます。
 
ただ、注意したいのは、あるプロジェクトが進行している間は、何度も出てくる言葉やお客さまの氏名も、そのプロジェクトが終了すると、ほとんど使わなくなること。その場合は、プロジェクト終了後、速やかに登録を削除しましょう。
 
このようにPC環境をこまめに見直し、登録内容を整理することが、作業の効率化と正確性を向上させるポイント。ほんの少し見直す時間と手間をかける…、この積み重ねがのちのち大きな効率化につながるのです。
 
 
 

登録やログインも
単語登録でスムーズに

メールアドレスは、登録やログインなどで意外に使うシーンが多い。しかもメールアドレスは結構長いので、登録しておくと時間削減を実感できます。さらに、PCだけでなくスマートフォンやタブレット端末でも単語登録はできます。PCよりもテキスト作成に時間がかかっている人が多いであろうスマートフォン・タブレットでは、長い文章や住所、メールアドレスなどを登録しておくととても便利です。
 
単語登録に限らず、便利な機能をすぐに取り入れ、日々の作業の中で活用していくことが「定型ワーク」の効率化を図る第一歩です。その結果、「創造的ワーク」に費やす時間を、しっかりと確保することができます。
 
今回紹介するPC術は、Office2010以降のバージョンで有効なスキルです。
 
 
 

PCの単語登録

PCの単語登録は、以下の手順で行えます。 また、登録した単語を消去する場合は、「辞書ツール」から「編集」を選んで削除しましょう。

3_pcs_004_01.png

 

 

スマートフォンでの単語登録は、以下の手順で行います。

 

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立花 保昭(Tachibana Yasuaki)

コクヨ株式会社ワークスタイルイノベーション部 ワークスタイルコンサルタント/1級ファイリング・デザイナー/オフィスセキュリティコーディネータ
1990年コクヨ入社。出向した総合商社での大手流通業向け中国製品の開発・輸入・販売、コクヨでの開発営業、及び上海でのカタログ通販ビジネス立ち上げ等の経験を生かし、現在は企業向けの働き方改革の制度・仕組みづくり、意識改革・スキルアップ研修などをサポート。

イラスト/吉泉ゆう子
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