PC仕事術

2019.08.23

PC操作を簡略化し、作業効率を上げるには?

PC仕事術2:ショートカットキーを活用し、作業時間を短縮!

PC操作が格段に速くなる
ショートカットキー

 
PCで文書や資料を作成するとき、太字にしたり、図形をコピー&ペーストしたりと、さまざまな操作が必要です。ときには、ひとつの操作のために、マウスを使ってメニューを選ぶ、何度もマウスをクリックするなど複数のステップを行わねばならず、作業に時間がかかってしまうことも……。
 
そんなとき、ぜひ活用したいのが「ショートカットキー」です。ショートカットキーを使えば、複数のステップが不要となり、作業効率が上がります。そこで今回は、知っておくと便利なショートカットキーを紹介します。
 
 
 

少しの練習と心の余裕が
大きな成果につながる

 
ショートカットキーを活用すれば、一つひとつの作業時間を短縮できますが、最初はショートカットキーを覚えるための自主練が必要です。はじめに少し時間をかけることで、最終的には効率アップにつながり、さらに操作の間違いや、複数の操作に対するストレスが減ってスムーズに作業が進められます。
 
基本的に、1日3回以上使う操作はショートカットキーを設定すると良いでしょう。ただ、大切なのは、定期的に自身の作業内容を見直し、使わなくなったショートカットキーを削除すること。ショートカットキーを整理せず、設定が増えていくと、むしろ使いにくくなって作業効率が下がるので注意しましょう。
 
下記に取り上げたもの以外に、インターネットでは多様なショートカットキーが紹介されています。それらを活用し、日頃から作業の効率化を心がけましょう。そして「最近この操作することが増えたな」と感じたり、「今日はこの操作を何度もやっているな」と気になったときに、すぐに調べられるよう、心に余裕をもつことが大切です。その結果、小さな知識が積み重なり、作業の効率化だけでなく、大きな成果の達成に結びつくはずです。
 
今回紹介するPC術は、Office2013以降のバージョンで有効なスキルです。
 
 
 

「太字」「斜体」「下線」「取り消し線」

まずはエクセルの文書作成で、文字を「太字」「斜体」にする、文字に「下線」「取り消し線」を引くときに便利なショートカットキーです。通常は、メニューから目的の操作を選びますが、セルを選択し、以下のようにCTRLキーを使うと素早く作業できます。(Office2003以降でも有効)

 

「太字」「斜体」「下線」の3つの操作は、以下の組み合わせでも操作が可能です。これはエクセルだけでなく、ワードとパワーポイントでも使えます。(Office2003以降でも有効)

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次は、パワーポイントやエクセルで文書をつくっている途中で、さらに別の文書を作成するため新規ファイルを開くときのショートカット法です。本来なら、ファイルから新規ファイルの作成を選びますが、以下のショートカットキーを使えば、ワンステップで新規ファイルを開けます。(Office2003以降でも有効)

 

また、エクセルのみに対応するものですが、セルの書式画面を開きたいときは、以下のショートカットキーを使うといいでしょう。(Office2003以降でも有効)

 

さらに、画面を大きくして見たいなど、リボンの表示・非表示を切り替える場合は、以下のショートカットキーが便利です。(Office2010でも有効)

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そして、意外と知られていないのが、コピー&ペーストが簡単にできるショートカットキーです。ワード・エクセル・パワーポイントで図形をコピー&ペーストするときや、図形を垂直または平行移動しつつコピー&ペーストするとき、そして「文字を太くして下線を引く」など書式だけをコピー&ペーストする場合に便利です。(office2003以降でも有効)

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ショートカットキーを設定し
使いやすくカスタマイズ

よく使う機能がショートカットキーに割り当てられていない場合、自分でショートカットキーを設定することも可能です。例えば、ワードで取り消し線のショートカットキーを設定したいとき、以下の手順で設定できます。(Office2010でも有効)

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ワード、エクセル、パワーポイントには「よく使うコマンド(命令)」を登録して、すぐ実行できるように画面の左上に常時、ボタン表示できる「クイックアクセスツールバー」があります。ショートカットキーの設定方法として、以下の手順で「クイックアクセスツールバー」を利用するのも、おすすめです。(Office2010でも有効)

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そして、もうひとつ便利なのが、特定ファイルのショートカットキー。設定しておくと、ワンステップでファイルが開けるので、ファイルを探す手間と時間が省けます。(Office2003以降でも有効)

 

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立花 保昭(Tachibana Yasuaki)

コクヨ株式会社ワークスタイルイノベーション部 ワークスタイルコンサルタント/1級ファイリング・デザイナー/オフィスセキュリティコーディネータ
1990年コクヨ入社。出向した総合商社での大手流通業向け中国製品の開発・輸入・販売、コクヨでの開発営業、及び上海でのカタログ通販ビジネス立ち上げ等の経験を生かし、現在は企業向けの働き方改革の制度・仕組みづくり、意識改革・スキルアップ研修などをサポート。

イラスト/吉泉ゆう子
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