タイムマネジメント

2016.11.16

悩んだり迷っているその時間、もったいない!

タイムマネジメント5:「定型化」で徹底的にムダを排除する

「定型化」「ルール化」「分類」で
探す時間、迷う時間を削減!

時間の使い方がうまい人というのは、仕事のうえでもムダな動きがなく、生活もスマートです。まずは自分の1日を振り返り、効率化できる部分がないかを考えてみましょう。目をつけるべきポイントは、何かを探したり迷ったり悩んだりする時間です。こうした時間は「定型化」によりかなり削減できます。
 
例えば、パソコンに保存したファイルを探し出すのに時間がかかる、ファイル名で検索してもなかなか出てこない、必要な資料や書類がみつからない、という経験はないでしょうか。そんな事態を防ぐために、やっておきたい基本が…
 
●ファイル名は定型化(「案件名+年月日」など)しておく。
●よくアクセスするファイルやフォルダは、デスクトップにショートカットを作成しておく。
●紙の書類の場合、現在進行中の案件や使用頻度の高いものはすぐ手の届く範囲に置いておく。
現在、共有フォルダなどにファイルを上げている企業も多いかと思いますが、その際にもルールを統一しておくといいでしょう。
 
また、メール処理も時間短縮の余地がある部分。基本となるのは「分類」と「定型化」です。
 
●業務テーマやクライアントごとにフォルダ分けをする。
●よく使う言葉や挨拶文、文書は辞書登録をしたりテンプレートを作成しておく。
●返信は、内容を確認し「すぐに返信できるもの」「返信に時間がかかるもの」とをその場で判断。すぐに返信できるものは都度返信、返信に時間を要す場合は、返信する時間を別途つくるなど、自分のなかで一定のルールを設けましょう。
●大事なメールは「重要」などのラベルで分け、検索をしやすくする。
 
なお、メールに限ったことではありませんが、ショートカットキーを使いこなすのも、パソコンでの作業時間短縮のコツです。以下を参照にしてみてください。
◆マイクロソフト社
◆アップル社
 
 

小倉 環(Ogura Tamaki)

大手流通会社にて広報を経験後、人事・採用メディアのコンサルティングおよび転職支援に従事したのちに株式会社ハーモニーワークスを設立。専門はワークライフバランスと若年者および女性のキャリア支援。ワークライフバランスの知識を活かし、「ワークライフシナジー」につながる個人・組織の生産性アップと働き方を見直す時間の使い方を企業向け研修で提唱し、好評を得ている。

イラスト/吉泉ゆう子
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