仕事の効率化

2018.03.07

「仕事の分解」が先延ばしや停滞を防ぐ

仕事の効率化3:仕事は細かく「因数分解」して取り組む

重要な仕事ほど
前に進まないのはなぜ?

例えば、新入社員のあなたが上司から「クレーム対応の報告書をつくる」という仕事を任されたとしましょう。あなたが報告書作成の経験がない場合、何から手をつけたらいいかわからず途方に暮れてしまうはずです。報告書作成なら短時間でできるというベテランの方でも、初めての仕事や複雑な仕事だと「面倒くさい」「不安だ」と感じることが多いのではないでしょうか。
 
「何から始めたらいいかわからない」「面倒くさい」というネガティブな気持ちは、仕事を先延ばしにする大きな要因になります。また、いざ着手してからも「これもやっておかなければいけなかった」という不足要素が次々と見つかり、仕事がなかなか前に進まないという事態を招きがちです。
 
 

「仕事の分解」で細かい単位に分ければ
取り組みやすさが格段に上がる

ではなぜ、「何から始めたらいいかわからない」「面倒くさい」と、ネガティブな気持ちになってしまうのでしょうか? 私は、「仕事を大きい単位でとらえ過ぎている」ことが原因の一つだと分析しています。「報告書作成」や「顧客ニーズの確認」といった大きな単位だと、具体的な作業がイメージしにくく、「大変そう」「面倒くさい」という感情につながりやすいためです。
 
そこで解決策として提案したいのが、仕事を“因数分解”することです。仕事の因数分解とは、「仕事を最小単位に分けること」です。私は「仕事とは仕(分ける)事である」と勝手に定義づけており、仕事を仕分けて小さく分解することがとても重要だと考えています。なぜなら、小さく分解することによって「何から手をつければいいか」が一目瞭然になるからです。また、一つひとつの単位が小さいと心理的なハードルが下がり、先延ばししなくなるというメリットもあります。
 
「仕事の因数分解」は、第1回で紹介した「忙しさの7つのタイプ」のうち、タイプ4「仕事が堂々めぐりして、前進していないと感じることがある」や、タイプ5「完璧に仕上げないと次の仕事に移れない」を自覚している人に試していただきたいプロセスです。また、タイプ3「短期の仕事で精一杯で、中長期の仕事に手がつかない」の人も、単位が大きい仕事の見通しを立てるために取り入れることをお勧めします。
 

鈴木 進介 (Suzuki Shinsuke)

経営コンサルタント。独自の思考整理術を構築し、「思考の整理家」として、現在では一部上場企業からベンチャー企業までコンサルティング実績は100社以上。講演会や人材教育の分野でも活躍する。『1分で仕事を片づける技術』『1分で頭の中を片づける技術』(共にあさ出版)など著書多数。

イラスト/海老佐和子
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