会議

2017.07.19

会議を時間通りに終わらせる進行役のテクニックとは?

会議8:会議を前に進めるタイム・マネジメント力をつける

会議の結論が出ないのは
結論の出し方を決めていないから

結論が出ずに会議がなかなか終わらなかったり、前半に時間をかけすぎて最後は駆け足になってしまったり、そんな経験はないでしょうか。会議を時間通りに終わらせるというのは、言うほど簡単なことではありません。会議の進行役に求められるのは、「結論を出す技術」と「時間をコントロールする技術」です。今回はこの2つのテクニックを身につけましょう。
 
まずは、「結論を出す技術」ですが、会議という場で結論を出す方法はいくつあるでしょうか。実は4種類しかないんです。
 
1. 参加者の多数決
2. 決裁者の決断
3. 議論で全員合意
4. 評価項目で評価 
 
いかがでしょうか。実は会議で結論が出ないで出ないと心の中で思いながら、どのようなやり方で決めるのかを決めていないことがよくあります。もちろん理想的なのは「3.議論で全員合意」という形になればいいのですがこの方法には時間がかかります。ですから、たとえばこのように参加者に提案してみましょう。「今回の議題ですが、もちろん議論の中で全員の意見が合意すればいいですが(3)が、もし時間が来ても結論が出なければ部長に決断してもらうということでどうでしょうか(2)」、もしくは「全員の意見が合意すればいいですが(3)が、もし時間が来ても結論が出なければ多数決(1)で決めませんか」などと、あらかじめ決めておきましょう。もちろん、議題が重要な内容であれば、このような言い方もありでしょう。「もし時間内に結論が出なくても、全員合意(3)するまで延長して議論を進めていいですか?」と参加者に聞いてみてOKであれば、その方法を取ることもありでしょう。
 
問題なのは、時間内に終わらないことではなく、どのように結論が出るのかが曖昧になり、ダラダラと会議が延長されることです。徹底的に議論することを参加者の全員が納得しているのであれば、その方法をとることは悪いことではありません。
 
具体的には、会議中盤で参加者に会議の中盤でこのように投げかけてみましょう。「会議終了5分前まで議論して、それでも決まらなければ、多数決、もしくは部長に決めてもらうかどちらかで決めましょう」などと、進行役がかじ取りをしましょう。会議終了ギリギリになってからでは慌しいですし、会議の冒頭から「結論の出し方をどうしましょうか」などと言ってしまうと「あの進行役は会議を早く終わらせたがっている」というような印象を与えかねません。
 
 

会議の進行役はメンバーを
支えるペースメーカー

続いて、「時間をコントロールする技術」です。会議をマラソンに例えると、会議の参加者はマラソンランナーで、会議の進行役は、いわばマラソンランナーの横で指示を出すコーチのような存在です。進行役は、まずは会議の全体スケジュール(どんな議題があり、どのくらいの時間配分で進めるのか、会議のゴールはどこなのか)を全員で共有しておく必要があります。もしマラソンで走る行程やゴールを知らされていないランナーがいるとすれば、体力的にも精神的にもつらいもの。会議も同じなのです。
 
ときどき会議のタイムキーパーを進行役とは別に設ける人がいますが、私はおすすめしません。なぜならば進行役は当然、時間を意識することが求められます。ですから、会議のタイムキーパーは進行役がするべきです。ただし、進行役が腕時計ばかり見ていると、参加者は焦りを感じてしまいます。腕時計は外して机の上に置き、さりげなく確認するようにしましょう。
 
会議は最初に決めた時間配分で進めていきますが、予定よりも遅れることもあります。そんなときは、「遅れ気味なので急いでください!」などと急かさず、「10分過ぎたので、ちょっとペースを上げましょうか」、「疲れてきたかもしれませんが、あと残り30分ですから、がんばりましょう」などと、メンバーの気持ちを高めるように明るく伝えることを心がけましょう。
 

下地 寛也(Shimoji Kanya)

コクヨ㈱入社後、行動と環境(創造性、コミュニケーション、場のあり方等)に関する研究・分析を担当。2003年より、クライアントの企業変革のコンサルティングや研修コンテンツ企画を担当する。著書『コクヨの3ステップ会議術』(中経出版)、『コクヨの1分間プレゼンテーション』(中経出版)、『コクヨの5ステップ ロジカルシンキング』(中経出版)、『コクヨの「3秒で選び、2秒で決める」思考術』(中経出版)、『コクヨのコミュニケーション仕事術』(総合法令出版)

イラスト/ちぎらはるな
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